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Des réunions bilingues : Étape par étape
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Les réunions doivent se dérouler dans les deux langues officielles dans les régions bilingues lorsque des employés francophones et anglophones y participent.
Convocation
Vérifiez si la convocation et l'ordre du jour indiquent bien que la réunion se tiendra dans les deux langues officielles et que des arrangements ont été pris pour permettre aux unilingues de participer aux délibérations.
Ouverture
Employez les deux langues officielles dès le début et invitez les participants à se servir de la langue de leur choix. N'hésitez pas à nommer un co-président si vous ne vous sentez pas à l'aise dans les deux langues officielles.
Demandez aux participants s'ils comprennent les deux langues officielles. Si certains ont besoin d'aide, offrez-leur accès à un sommaire des éléments qui les concernent dans la langue de leur choix.
Rappelez aux participants que la présence de personnes unilingues n'empêche nullement une discussion bilingue.
Délibérations
Si cela devient nécessaire, faites appel aux participants qui appuient votre initiative et demandez-leur de parler dans la langue de la minorité.
Adressez-vous aux participants dans leur langue maternelle.
Clôture
Rappelez aux participants qu'ils peuvent rédiger en français ou en anglais les documents à l'état d'ébauche ou à l'étape finale.
Décidez des documents qui devront être traduits et du moment où ils devront l'être, si besoin est.
Si les circonstances s'y prêtent, recueillez les commentaires des participants.
Prenez note des suggestions et des moyens qui donnent de bons résultats; bref, dialoguez avec votre groupe.
Extrait de : La présidence des réunions : Comment tenir vos réunions avec succès dans les deux langues officielles. http://www.tbs-sct.gc.ca/ollo/tools-outils/pg/index_f.asp